Информационные технологии стремительно внедряются в различные сферы деятельности.
Транспортно-логистические услуги связаны со множеством информационных продуктов, таких как мониторинг движения автотранспорта, фиксация и контроль условий перевозки. К их числу относится путевой лист, который перевозчики, как и транспортную накладную, могут оформить как в бумажном, так и
в электронном виде.
Путевой лист: что это?
Путевой лист является документом, обеспечивающим учет и контроль работы транспортного средства и водителя. Организация с данным документом может подтвердить расходы на ГСМ, парковку, запчасти, зарплату водителю и компенсацию сотрудникам при использовании личных автомобилей. Данный документ для бухгалтерской отчетности используют в компаниях
с арендованным и собственным автопарком.
Транспортные услуги в России: возможность использования электронных путевых листов
Возможность оформления электронных путевых листов в России появится с 1 марта 2023 года, однако данный документ организации смогут заполнять также на бумажном носителе. Изменения в порядок оформления электронного путевого листа внесены ФЗ №39-ФЗ от 6 марта 2022 года.
Компании, выполняющие
перевозки для юридических лиц, при оформлении первичных документов на перевозку допускают типовые ошибки, которые выявляются налоговой службой и другими проверяющими органами. Основным проблемным вопросом при этом становится форма путевого листа. Утверждение порядка оформления электронных путевых листов позволит сократить количество нарушений. Кроме этого, специалистами разработан порядок предъявления документа сотруднику ГИБДД.
Особенности электронного путевого листа
Новые правила оформления путевых листов разработаны Минтрансом, они опубликованы на официальном сайте, поэтому каждый перевозчик или компания, оказывающая транспортно-логистические услуги, имеет возможность с ними ознакомиться.
При оформлении ЭТП следует учитывать ряд аспектов.
- Электронный путевой лист будет выглядеть в виде сгенерированного документа.
Для внедрения новой формы руководителю компании необходимо назначить ответственное лицо. Данный сотрудник должен будет получить УКЭП, которой он будет заверять основные сведения путевого листа. Данное мероприятие необходимо также повторить медицинскому работнику, проводящему осмотр водителей перед рейсом.
Формирование электронного путевого листа требует соответствующего оборудования и программного обеспечения, а также подключения к Интернету для обмена документами с отделом кадров, бухгалтерией и другими подразделениями.
- Содержание путевого листа, независимо от формы, должно иметь определенные пункты.
Реквизиты путевого листа представлены информацией о сроке действия документа, оформившем его сотруднике, транспортном средстве, водителе транспортного средства, виде сообщения, виде перевозки. Из обновленного состава сведений исключены номер и наименование путевого листа, кроме этого, сведения о собственнике транспортного средства заменены на сведения о лице, оформившем документ.
Если документ оформило юридическое лицо, то в путевом листе указывается его полное наименование, номер телефона, адрес и ОГРН. Для индивидуальных предпринимателей данный перечень включает ФИО, номер телефона, адрес регистрации по месту жительства, ОГРН.
В новых правилах отражено, что сведения о транспортном средстве должны включать его тип, модель и марку автомобиля, соответствующие паспорту транспортного средства.
- Особенности заполнения электронного путевого листа.
Компании, оказывающие
транспортные услуги по России, по новым правилам должны оформлять путевой лист до выпуска грузовика на линию. Если на одном автомобиле работает несколько водителей, допускается оформлять один документ на грузовик.
При использовании путевого листа в электронном виде на приеме груза, клиенту предоставляется подтверждение формирования документа и его реквизиты. Перевозчику необходимо для этого направить через оператора ЭДО файл путевого листа, подписанный УКЭП.
Журнал регистрации путевых листов с 1 марта 2023 вести не нужно, так как в документе не указывается номер путевого листа. Обязательным условием становится ведение журнала контроля технического состояния ТС. Лицо, ответственное за техническое состояние, вносит в него отметки о том, что выезд на линию разрешен или запрещен.
