Профессиональные перевозчики уделяют особое внимание документальному сопровождению грузоперевозок. Для их выполнения требуется пакет документов. В течение длительного периода главным документом при грузоперевозке считалась товарно-транспортная накладная, которая в настоящее время может быть заменена транспортной накладной.
Формы транспортных документов, сопровождающих груз
Транспортные документы используются для подтверждения факта заключения договора на доставку грузов, регулирования ее выполнения и учета работы перевозчика. Данные функции в настоящее время выполняют два документа: товарно-транспортная и транспортная накладные.
Данные документы являются взаимозаменяемыми и выполняют аналогичные функции. Однако специалисты в области грузоперевозок акцентируют внимание на том, что содержание товарно-транспортной накладной шире за счет двух разделов: товарного и транспортного, а также раздела для бухгалтерского учета. Так, клиент может заказать
транспортные услуги по договору с отсрочкой платежа и информация о данном условии будет занесена в документ.
Причины, по которым сегодня применяются две формы документа
Оформление транспортной накладной началось после вступления в силу «Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» 25 июля 2011 года. Возможность использования двух форм транспортных документов объясняется тем, что при утверждении новых правил старые от 28 ноября 1997 года не были отменены.
В сфере грузоперевозок существует путаница в особенностях применения документов. Некоторые
транспортные компании Москвы и области продолжают использовать одновременно два документа, однако ФНС в письме от 21.03.2012 указывает на избыточность таких мер. Служба акцентирует внимание на том, что оба документа подтверждают затраты на транспортировку.
Другое распространенное заблуждение связано с тем, что транспортную накладную целесообразно оформлять при участии стороннего перевозчика, а ТТН оформляют в случае, когда функции перевозчика выполняет получатель или отправитель груза. Однако в последней ситуации данные документы могут не потребоваться.
Отличия товарной накладной от товарно-транспортной накладной
При сравнении товарной и товарно-транспортной накладных очевидным становится различие в числе разделов, подлежащих заполнению. Кроме этого, первый документ заполняется грузоотправителем, во втором документе в транспортный раздел заносится информация перевозчиком, в товарный раздел – грузоотправителем.
При грузоперевозках оформляется четыре экземпляра товарно-транспортной накладной, два из которых получает перевозчик и по одному экземпляру передается покупателю и поставщику. Транспортная накладная заполняется в трех экземплярах, по одному из которых получает отправитель и получатель груза, а также перевозчик.
Другим отличием документов является необходимость указания стоимости груза. Функция транспортной накладной заключается только в регулировке процесса доставки, поэтому в ней не указывается стоимость продукции. Однако при перевозке ценных грузов (например,
бриллиантов) данные сведения могут быть указаны в пятой графе для того, чтобы при потере или порчи груза перевозчик возместил ущерб. Товарно-транспортная накладная содержит информацию об условиях, соблюдение которых необходимо для перевозки и контроля хода ее выполнения.
В товарно-транспортную накладную вносится информация о сроках доставки, особенностях выполнения погрузо-разгрузочных работ. Данный документ определяет санкции за задержки при перевозке или предоставлении подвижного состава, невывоз груза. Указания грузоотправителя относительно температурного режима, грузоподъемности и вместимости транспорта, информация по опасным веществам также обозначены в товарно-транспортной накладной. В данном документе закреплен маршрут транспортировки и режим работы водителя.
Многие компании оказывают
транспортные услуги по безналу (
по безналичному расчету), в связи с чем клиентов интересует вопрос о том, каким образом это будет отражено в документах. Товарно-транспортная накладная содержит подробную информацию о формировании стоимости услуг: действующем тарифе, времени простоя, доплатах за срочность, разбивке расстояния с учетом категории дорог. Транспортная накладная содержит данные о стоимости услуг и дополнительных расходах транспортной компании на погрузку и разгрузку, получении разрешений на проезд по
ТТК, МКАД и др., проезду по платным участкам дорог, дезинфекции подвижного состава. В данном документе предусмотрены графы, в которые вносится размер штрафных санкций при нарушениях условий договора.
