В век цифровых технологий бумажные архивы не утратили своей актуальности, поэтому даже небольшая организация имеет множество документов. При офисном переезде возникает необходимость подготовки и доставки архивов. Самостоятельная перевозка документов может быть связана с множеством трудностей. Компании, выполняющие
транспортное обслуживание организаций, аккуратно доставляют имеющиеся архивные документы и гарантируют их сохранность.
Организация перевозки: полезные советы
При переезде в результате стечения обстоятельств важные документы могут быть утеряны. Для исключения потери бумаг следует придерживаться нескольких рекомендаций по подготовке к перевозке бумажных архивов:
- лицензии и учредительные документы следует продублировать у нотариуса, после чего поместить их на временное хранение в банк или иную организацию;
- создание единого списка документов персоналом компании позволит отразить бумаги, которые будут доставлены в новое место. Для эффективной сортировки следует обозначить определенные категории;
- после сбора материалов следует процесс их упаковки. Документы размещаются по тематическим папкам, которые затем по несколько штук упаковываются в контейнеры или коробки. При упаковке документов следует учитывать их специфику, чтобы на новом месте быстро их распределить;
- на каждую коробку с документами следует наносить соответствующую маркировку. После подготовки коробок важно составить их перечень с указанием содержимого;
- при выборе автотранспорта следует руководствоваться объемом бумажной документации. Так, для доставки крупных архивов может потребоваться большегрузный автомобиль. Коробки с документами размещаются внутри фургона на поддонах. Наиболее востребованным автомобилем для перевозки документов является «Газель». Для предотвращения потери части архива следует доставлять его одним рейсом;
- при самостоятельной перевозке некоторые компании предпочитают доставлять мебель, в которой хранятся документы, не вынимая их из шкафов и без упаковки. Профессиональные перевозчики не применяют данный подход, так как он не позволяет систематизировать материалы, а также возрастает вероятность утраты важных архивных документов.
Транспортные компании города Москва помогают правильно организовать перевозки архивов. При правильном планировании и подготовке перевозки сотрудники компании могут быстро разобрать имеющиеся папки.
Обеспечение безопасности при транспортировке
Крупные транспортные компании при работе с архивами осуществляют
страхование грузов. Однако для компании в случае утраты груза потери могут оказаться несоизмеримыми в сравнении с суммой компенсации. При использовании услуг профессиональных ТК вероятность порчи или утраты документов минимальна. В некоторых случаях
транспортные грузовые перевозки особо важных документов проходят с использованием бронированной техники и при сопровождении автомобиля
вооруженной охраной.
Кроме этого, конфиденциальные материалы могут перевозиться лично руководителем в легковом автомобиле, который сопровождается сотрудниками охранного предприятия. Для многих руководителей важно, чтобы конкуренты не знали о перемещении документов, сотрудники транспортной компании выполняют данное пожелание и предлагают лучшие способы решения данной задачи.
