Электронные технологии активно используются в сфере грузоперевозок, начиная от создания
электронных транспортных бирж и заканчивая использованием электронных документов.
Внедрение электронного документооборота активно началось в прошлом десятилетии, его активно используют не только государственные структуры, но и крупные компании. Нормативная база позволяет использовать документы, подписанные электронной цифровой подписью. В России в настоящее время осуществляется введение электронных транспортных накладных для оптимизации работы транспортных компаний, ритейлеров, дистрибьюторов и
3PL-операторов.
Отличие бумажной транспортной накладной от электронной
Профессиональные компании, оказывающие
услуги перевозки для бизнеса, активно используют в практической деятельности информационные технологии.
Грузовые перевозки – процесс, требующий колоссального количества документов, уменьшить которое позволяет электронная транспортная накладная.
Утверждение данного документа на государственном уровне возможно за счет внесения в проставление №272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» соответствующих изменений. Главной особенностью электронного документа станет носитель, сотрудники транспортных компаний смогут обрабатывать и передавать его в информационных системах.
Электронная транспортная накладная, как и бумажный аналог, выполняет две функции:
- документ подтверждает тот факт, что транспортной компанией с клиентом заключен договор на оказание транспортно-экспедиторских услуг;
- документ подтверждает транспортные расходы для уменьшения налоговой базы.
В отличие от бумажных накладных электронные документы не занимают много места, однако они также подтверждают факт перемещения груза.
Преимущества использования электронной транспортной накладной
Применение электронных транспортных накладных на практике позволило оценить участникам грузоперевозок преимущества такого формата документа:
- Быстрый доступ к накладной в любой точке мира
При использовании бумажных накладных наблюдаются временные затраты, связанные с физическим перемещением документа. После получения отметки о выполнении транспортных услуг водитель доставляет накладную в офис компании, после чего бухгалтерией оформляется пакет документов для клиента. Срок начала исчисления платежа совпадает с временем доставки документов, он указывается в договоре на оказание услуг. Электронная накладная способствует ускорению данных мероприятий.
Транспортные накладные сопровождают любые перевозки, масса таких документов хранится в бумажном архиве. При необходимости предоставления информации во время проверки ФНС требуется искать нужный документ. При использовании электронного документооборота возможно ввести реквизиты для поиска накладной и своевременно передать документы на проверку.
Внесение правок в бумажную транспортную накладную требует временных затрат. При расхождении сведений в электронном документе или для внесения уточнений не требуется непосредственное взаимодействие с участниками грузоперевозки. Новый или исправленный документ поступает им на подпись в минимальные сроки по системе электронного документооборота.
Недостатки использования ЭТН
Переход на электронные транспортные накладные имеет ряд недостатков, над устранением которых активно работают специалисты. Технический аспект внедрения электронного документа вызывает высокую вероятность утечки данных. Кроме этого, три стороны – перевозчик, грузоотправитель и грузополучатель – могут работать с разными операторами документооборота.
Специалисты рекомендуют при подключении электронной транспортной накладкой продумать необходимые затраты. Для подтверждения приемки груза и качества доставки требуется простая электронная подпись. Оформление квалифицированной электронной подписи необходимо для заверения тех блоков документа, которые относятся к юридическим лицам.
Крупным компаниям, осуществляющим
транспортное обслуживание юр лиц, электронный документ позволяет уменьшить нагрузку на сотрудников, обеспечивающих приемку, доставку и отгрузку продукции. Инновационная технология также способствует снижению вероятности кражи груза, так как доставка становится прозрачной и оперативной.
